Vacature Office & Administration Manager

Positie: In loondienst
Periode: Per direct
Werkweek: 36-40 uur per week

Ben jij een gedreven, georganiseerde en sociale persoonlijkheid die niet kan wachten om mee te werken in een team dat jaarlijks hét belangrijkste moment voor de elektronische muziekindustrie creëert? Dan is dit je moment!

Stichting Amsterdam Dance Event (ADE) is de belangrijkste conferentie voor elektronische muziek en ’s werelds grootste clubfestival. Het evenement vindt plaats in oktober en trekt jaarlijks meer dan 400.000 bezoekers uit binnen- en buitenland. Bestaande uit meer dan 1000 evenementen in zo’n 200 locaties ademt Amsterdam 5 dagen lang alle facetten van elektronische muziek.

Als Office & Administration Manager ben jij de spin in het web van onze organisatie en het gezicht waar zowel ADE’s team als de bezoekers mee in aanraking komen. Voor deze veelzijdige functie zijn we op zoek naar iemand die orde op zaken kan stellen, stressbestendig is en vertrouwelijk kan omgaan met informatie.

Als Office Manager run jij het ADE kantoor en haal je plezier uit het feit dat door jouw proactieve ondersteuning je collega’s effectief en optimaal kunnen werken. Je weet wat er speelt op de werkvloer en begrijpt hoe je samen ervoor kan zorgen dat iedereen zich in een prettige werkomgeving bevindt en het beste uit zichzelf haalt. Je houdt je bezig met de gangbare taken zoals het coördineren van bezoeken en afspraken, stroomlijnen van telefoon/post/email, up-to-date houden van voorraden, beheren IT infrastructuur, hotels en vluchten boeken maar ook zeker het organiseren van een gezellige borrel. Verder ben je de contactpersoon van alle office gerelateerde zaken zowel voor het interne team als alle externe contacten.

We zoeken verder iemand die gemakkelijk van pet kan wisselen en verschillende administratieve taken enthousiast door het jaar gaat oppakken. Deze zullen afwisselen tussen HR-zaken, finance assistentie, tot projectmatige ondersteuning. Je geeft hierbij met name ondersteuning aan de Operations Manager en CEO’s. Zo zul je ook de rol van PA en notulist aannemen. We zoeken iemand die kan omgaan met piek- en dal maanden waarin je in de drukke periode prioriteiten weet te stellen en in rustige tijden zelf werkzaamheden ziet liggen en oppakt.

Jouw profiel:
+ Je hebt ervaring met secretariële ondersteuning van een directie, officemanagement, HR-administratie en event coördinatie;
+ Je hebt affiniteit met het bieden van klantondersteuning (zowel telefonisch, via e-mail en social media);
+ Je kunt omgaan met drukte en schakelt met gemak tussen verschillende werkzaamheden, kanalen en systemen;
+ Je bent in staat om contacten te onderhouden met relaties in binnen- en buitenland;
+ Je bent een oplossingsgerichte aanpakker, stressbestendig, zorgzaam, hands-on, nauwkeurig, planmatig en discreet;
+ Je bent beschikbaar om s ’avonds (5x per jaar) de vergaderingen van de Raad van Toezicht te notuleren;
+ Je hebt goede communicatievaardigheden in Nederlands en Engels;
+ Je hebt ervaring met MS-Office tools en affiniteit met Monday, Slack, MailChimp en Keynote;
+ Affiniteit met de elektronische dance industrie en bijbehorende (sub)genres is een pré;
+ Woonachtig in Amsterdam is een pré.

Wij bieden:
+ Een gevarieerde opdracht binnen een enthousiast team dat varieert van 10 tot 45 medewerkers;
+ Een dynamische en inspirerende werkplek waar jezelf zijn wordt aangemoedigd;
+ Een gezellig kantoor in Amsterdam Noord;
+ Een marktconforme vergoeding.

Nachtcultuur en dance zijn ontstaan vanuit de behoefte aan vrijheid voor groepen die zich niet vertegenwoordigd voel(d)en in de mainstream cultuur. Inclusiviteit zit in het DNA. ADE streeft naar diversiteit in haar team, partners, programma en publiek.

Enthousiast geworden?
Reageer voor 11 Mei via onderstaand formulier.

Mocht je nog vragen hebben over de vacature kun je contact met ons opnemen via work@amsterdam-dance-event.nl of bellen naar 020-2470707 (vraag naar Pascalle Agnes).

Acquisitie op basis van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.